Способность действовать в ситуации неопределённости

Неопределенность - ситуация, связанная

с принципиальной невозможностью точно прогнозировать ситуацию в будущем;
с неполнотой и неточностью информации, необходимой для принятия управленческих решений;
с наличием факторов, влияние которых неизвестно.

Неопределенность, с одной стороны, таит в себе риски, а с другой стороны открывает широкие возможности.

Карта

По результатам исследований, 90% всех проблем, возникающих на уровне менеджеров среднего и высшего звена, не являются однозначными – то есть до конца не понятно, в чем же именно заключается проблема и в чем состоит ее решение. И чем выше вы поднимаетесь по службе, тем более неоднозначными становятся проблемы. Большинство мыслящих людей, обладая неограниченным запасом времени и 100% информации, способны принять верное во всех отношениях решение. Большинство людей, обладая информацией о том, каким образом подобная проблема решалась много раз в прошлом, способны повторить это правильное решение. Но настоящей похвалы заслуживают те, кто способен уверенно принимать больше «хороших» решений, чем плохих, не имея на руках полной информации, в ограниченных временных рамках и при условии, что прецедентов решения аналогичной проблемы не существует, или же имеется небогатый опыт ее решения.

Норма

В состоянии эффективно справляться с переменами. Легко приспосабливается к изменениям. Может принимать решения и действовать в условиях недостатка информации. Его не выводит из себя неопределенность, «подвешенное состояние». Ему не требуется во что бы то ни стало закончить начатые дела прежде чем двигаться дальше. Он не теряет уверенность в условиях неопределенности и риска.

Недостаток

Чувствует себя неуверенно в условиях перемен или неопределенности. Неважно ориентируется в неоднозначных проблемах, где нет четкого решения и ясных последствий. Ему может потребоваться больше исходных данных и более системный подход к неясной ситуации, чем другим сотрудникам. Предпочитает «разложить все по полочкам». В условиях неопределенности действует менее эффективно и производительно. Пытается как можно скорее решить задачу, «отделаться» от нее. Может испытывать сильную потребность в завершении всех начатых дел без исключения. Склонен постоянно решать задачи одним и тем же способом.

Избыток

Склонен к умозаключениям без достаточных на то оснований. Может заполнять пробелы отсутствующими данными. Может раздражать окружающих недостаточно конкретными рассуждениями. Склонен недооценивать необходимость методичного решения задач. Может отвергать предыдущие решения и накопленный опыт. Падок на все новое и рискованное, в ущерб проверенным решениям Может усложнять вещи.

Некоторые причины

Стремление избегать критики
Стремление избегать риска
Неорганизованность
Загруженность на работе
Стремление к структурированию и контролю
Перфекционизм

Рекомендации

1. Пошаговый подход.

Суть способности принимать решения в условиях неопределенности заключается в том, чтобы терпимо относиться к ошибкам и промахам и уметь воспринимать раздражение и критику, которые, возможно, последуют.

Пытаться найти решение неопределенной проблемы, когда не существует примеров ее решения в прошлом – это все равно что стрелять в темноте, принимая то решение, которые вы способны принять в сложившихся обстоятельствах и при том объеме информации, которым на данный момент
располагаете.

Люди, которым это хорошо удается, используют пошаговый подход.

Они принимают ряд более мелких решений, анализируют результаты своих действий, корректируют заданный курс, затем получают очередную порцию информации и еще продвигаются в решении проблемы, пока не поставят под контроль основную проблему.

Они не пытаются найти верное решение с первого раза. Многие исследования в области решения проблем показывают, что лишь со второй или третьей попытки мы начинаем понимать всю подоплеку данной проблемы.

Они также осознают, что чем неопределеннее проблема, тем более высока вероятность совершения ошибок в самом начале. То есть вам нужно работать в двух направлениях. Начинайте с малого, чтобы у вас была возможность исправиться как можно быстрее. Предпринимайте действия шаг за шагом, чтобы постепенно адаптироваться к реакции раздражения.

2. Если вы перфекционист.

Вам всегда необходимо быть уверенным на 100%?

Многим бы этого хотелось. Уйти от перфекционизма сложно, так как для большинства это представляется положительной чертой характера. Попробуйте распознать природу своего перфекционизма. Возможно, вы собираете и копите информацию с тем, чтобы повысить степень уверенности, принять безошибочное решение и тем самым избежать критики и риска? Постарайтесь понемногу уменьшать свою потребность в столь большом объеме информации, а также потребность постоянно быть правым, каждую неделю, пока не достигните разумного баланса между обдумыванием и непосредственным действием. Попытайтесь принимать менее масштабные решения при отсутствии информации, либо частичном ее наличии. Любой, обладающий головой на плечах и 100 % информации, может принять правильное решение. Настоящей проверкой является необходимость начать действовать как можно скорее, имея достаточное количество, но не полный объем информации. По данным некоторых исследований, преуспевающие высшие руководители бывают правы на 65%.

3. Не останавливаться на достигнутом.

Вы чувствуете себя лучше всего, когда находитесь в курсе всего, что происходит вокруг вас, и контролируете процесс? Большинству людей присущи аналогичные ощущения. Для немногих неопределенность и хаос является стимулом. Но для многих – это новая интересная задача. Им нравится решать задачи, до этого не имевшие решений. Им нравится прокладывать тропы туда, где не ступала еще ни чья нога. Вам нужно освоиться с ролью первопроходца. Открывать новые земли. Изучать новые вещи.
Вводить их в свою жизнь. Посещайте концептуальные рестораны, о которых ничего не знаете.
Проведите свой отпуск в тех местах, о которых не наводили много справок. Посетите фестивали этнических групп, о которых почти ничего не знаете.

4. Если вы неорганизованны.

В условиях неопределенности вам нужно задать себе четкий курс. Расставьте жесткие приоритеты. Сосредоточьтесь на нескольких, принципиально важных моментах. Не позволяйте себе вязнуть в мелочах. Станьте более организованным и дисциплинированным. Существуют прописанные регламенты и стандарты для наиболее продуктивного и эффективного выполнения работы, такие как TQM, ISO. Если вы не владеете технологией проектирования работы, как для себя, так и для других, и это является причиной вашего отставания по срокам, приобретите книги по каждой из этих тем. Посетите семинар по эффективному и продуктивному планированию работы.

5. Определение проблемы.

В обстоятельствах неопределенности важно держать ситуацию в своих руках. Выясните, что является причиной проблемы. Постоянно задавайте себе вопрос «почему?». Проанализируйте, сколько причин лежит в основе данной проблемы и как их можно структурировать. Это увеличивает шанс принять наиболее верное решение, так как выявляет больше взаимосвязей.

Как свидетельствуют результаты исследований в области принятия решений, всестороннее изучение проблемы способно привести к наиболее оптимальному решению. Сосредоточение в первую очередь на поиске решения или информации зачастую способно лишь замедлить процесс, так как у нас нет еще представления, на какие категории мы можем разбить процесс мышления. Научитесь задавать больше вопросов. В одном из исследований по решению проблем выявилось, что 7% комментариев составляли вопросы, а почти половину – готовые решения.

6. Визуализация проблемы.

Сложные процессы или задачи с несколькими неизвестными трудны для понимания. И пока они не обретут визуальную форму, они представляются спутанным клубком, который нет надежды распутать. Одна из техник – это так называемая «раскадровка», когда процесс, представление или стратегия изображены в виде отдельных картинок, изображений его компонентов. Одна из вариаций – старые добрые «за» и «против», плюсы и минусы проблемы или процесса, затем выстроить их в схему, согласно тому, что
работает, а что не работает. Еще один способ – диаграмма причинно-следственных связей, используемая в системе Комплексного управления качеством (Total Quality Control). Это такой метод, когда все причины, вызвавшие проблему, разбиваются на категории. Приобретите соответствующее программное обеспечение, чтобы быстро составлять подобные диаграммы.

7. Философское отношение к неудачам.

В конце концов, большинство новаторов терпят неудачу, большинство предложений проваливаются, равно как и большинство попыток что- либо изменить. Все стоящее требует настойчивых повторных попыток.

Создайте схемы обратной связи, чтобы реагировать как можно быстрее. Чем быстрее и чаще циклы обратной связи, тем больше возможности научиться.

Если мы делаем что-либо, менее масштабное, каждый день, в течение трех дней, вместо того, чтобы выполнять нечто более масштабное раз в три дня, наши возможности научиться утраиваются.

Вам предстоит еще много ошибок и неудач. В конце концов, если вы не уверены, то, скорее всего, и никто на вашем месте тоже не будет уверен. Просто у них есть возможность делать замечания относительно ваших ошибок.

Лучшая реакция на ошибку - спросить: «Какой урок можно из этого извлечь?».

8. Стресс.

Для некоторых неопределенность и неуверенность являются большим стрессом.

Почва уходит у нас из-под ног. А в состоянии тревоги, неуверенности, расстройства, потери самообладания мы показываем далеко не лучшие результаты.

Что провоцирует вашу эмоциональную реакцию? Запишите, что чаще всего становится причиной вашей тревоги (когда вы не знаете, что делать, боитесь совершить ошибку, боитесь непредсказуемых последствий, у вас нет уверенности в том, как правильно поступить).

Когда у вас проявляются эмоции, отложите эту проблему на какое-то время. Переключите свою активность на другие дела. Возвращайтесь к проблеме, когда станете лучше контролировать себя.

9. Отсутствие самообладания.

Перемены – это процесс запуска воздушного змея.

Когда вы отпускаете одного змея и уже пытаетесь удержать другого, то какое-то, непродолжительное, время, в руках у вас нет ничего, кроме воздуха. Боясь упустить одного, и крепко за него цепляясь, вы никогда не поймаете другого. Изменяться – всегда означается расставаться со старым. Будьте постоянно в курсе изменений в сфере бизнеса и технологий, и задавайтесь вопросом, как эти изменения могут быть полезны для вас.

Представьте, как это может способствовать улучшению результатов вашей работы. Говорите об этом. Приветствуйте новые идеи. Поспрашивайте тех,
кто успешно справлялся с изменениями. Экспериментируйте. Чем больше вы будете это делать, тем более комфортно будете ощущать себя.

10. Завершение начатого.

Вы предпочитаете доводить начатое до конца? У вас есть сильная потребность доделывать задания до конца? Заворачивать их в красивую упаковку? Уметь работать в обстоятельствах неопределенности означает переходить от одного незавршенного задания к другому незавершенному заданию. Некоторые будут заброшены, другим так и не суждено будет обрести законченный вид. Возможно, они будут завершены на 80%, и вам постоянно придется корректировать свои действия и решения. Переместите свои внутренние акценты с необходимости придавать всему законченный вид на корректировку ошибок и поступательное продвижение вперед.